Política de Privacidad

POLÍTICA DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

DERMA EXPRESS S.A.S.

 

  1. FUNDAMENTO LEGAL

 

En cumplimiento de lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, reglamentada por el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que la modifiquen o reglamenten, DERMA EXPRESS S.A.S. (en adelante DERMA EXPRESS o LA COMPAÑÍA), sociedad legalmente constituida, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá, identificada con NIT: 900.793.687-6, en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, y quien está comprometida con el respeto de los derechos de sus pacientes, clientes, usuarios, contratistas, subcontratistas, proveedores, empleados, funcionarios, socios, accionistas y terceros en general; a continuación procede a informar la política de protección de datos personales, mediante la cual se establecen los lineamientos generales y las garantías legales que se debe otorgar a todos aquellos que se acojan a ésta, durante el tratamiento de dicha información; por lo que a continuación informa sus políticas generales de protección de datos personales de acuerdo a lo siguiente: 

  1. ALCANCE

La Política de Protección de Datos Personales aplica para todos sus pacientes, funcionarios, clientes, proveedores, empleados, contratistas, socios y terceros en general relacionados con DERMA EXPRESS, los titulares de los datos y los encargados y/o responsables del tratamiento de estos. Todos los procesos organizacionales de DERMA EXPRESS que involucren el tratamiento de datos de carácter personal, deberán someterse a lo dispuesto en esta política.

  1. DEFINICIONES

 

Para todos los efectos de la presente Política de Protección de Datos Personales, en concordancia con la normatividad vigente en la materia, se tendrán en cuanta las siguientes definiciones:

  • Autorización:Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
  • Aviso de privacidad:Comunicación verbal o escrita generada por DERMA EXPRESS, mediante la cual se informa acerca de la existencia de la presente Política de Tratamiento de Información, la forma de acceder a la misma y la finalidad del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • Base de datos:Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
  • Dato personal:Es el dato que, por su naturaleza íntima o reservada, sólo es relevante para la persona Titular del dato, como, por ejemplo, su documento de identidad, el lugar de nacimiento, estado civil, edad, lugar de residencia, trayectoria académica, laboral, o profesional.  Adicionalmente, existe información más sensible como su estado de salud, sus características físicas, ideología política, vida sexual, entre otros aspectos.
  • Dato público:Datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión y oficio y, a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los Datos Públicos pueden estar contenidos, entre otros, aunque sin limitarse a ello, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  • Dato Semiprivado: es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o la sociedad en general, como por ejemplo el dato financiero y crediticio de actividad comercial.
  • Dato sensible:Toda información que pueda afectar la intimidad del Titular o cuyo uso pueda generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, entre otros).
  • Encargado del tratamiento:persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable del tratamiento.
  • Responsable del tratamiento:persona que decide sobre la recolección de la información y los fines de su tratamiento.
  • Titular del dato:Es la persona natural cuyos datos sean objeto de Tratamiento y quien otorga autorización para el tratamiento de estos.
  • Tratamiento:Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales como la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o supresión de información, entre otros.
  • Transferencia: La Transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.
  1. DESARROLLO DE LA POLÍTICA DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

4.1. POLÍTICA GENERAL

Para la protección de los datos personales objeto de tratamiento por parte de DERMA EXPRESS, la compañía tomará las medidas que considere pertinentes para asegurar la confidencialidad, veracidad, transparencia, integridad y disponibilidad de la información.

Los datos suministrados por los Titulares, pacientes y/o usuarios, proveedores, empleados o terceros en general, serán tratados mediante el uso y mantenimiento de medidas de seguridad, debido a que DERMA EXPRESS cuenta con herramientas tecnológicas y el recurso humano idóneo, a fin de garantizar que su información esté almacenada de forma segura, evitando de esta forma, el acceso no autorizado de terceras personas y asegurando la confidencialidad de los mismos, los cuales serán solicitados al titular y almacenados por el responsable en virtud de la actividad económica y el objeto social de LA COMPAÑÍA

 

Para lo cual DERMA EXPRESS en calidad de encargado de la administración de bases de datos se procederá a solicitar la autorización del titular de los datos, utilizarán el formato dispuesto para tal fin y que hace parte de la presente política – ver (Anexo 1). 

 

4.2 Principios aplicables al tratamiento de datos personales

La protección de datos personales implementada por DERMA EXPRESS, estará sometida a los siguientes principios rectores:

 

  • Transparencia: se garantizará el derecho del titular a obtener y conocer, en cualquier momento, el tratamiento que se le dará a la información que aporte. El tratamiento de los datos personales sólo podrá hacerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos, tratados o divulgados sin autorización del titular, salvo en aquellos casos en que medie un mandato legal o judicial.
  • Legalidad: El tratamiento de datos personales en Colombia es una actividad regulada; por ende, los procesos internos, relacionados con el tratamiento de datos personales deben sujetarse a lo dispuesto tanto en esta política como en la normatividad vigente que regule la materia.
  • Finalidad legítima: El tratamiento de los datos personales debe obedecer a una finalidad legítima, acorde con la Constitución y la ley. Se prohíbe la recolección de datos personales que resulten desproporcionados, con relación a la finalidad para la cual se obtienen.
  • Integridad: La información personal sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, comprobable, comprensible y actualizable. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, fraccionados, incompletos o que induzcan a error.
  • Acceso y Circulación Restringida: Los datos personales sólo serán entregados a terceros cuando sean requeridos para la prestación de algún servicio a su favor o en su interés, siempre que sea necesario y que tenga la misma finalidad que se le esté dando a dichos datos personales.
  • Publicidad: Los datos personales bajo custodia de DERMA EXPRESS, salvo los catalogados como información pública, no podrán estar disponibles en Internet o en cualquiera otro medio de divulgación masiva, a menos que el acceso sea técnicamente controlable y seguro, y dicho acceso tenga por objeto brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a lo dispuesto en la ley y los principios que gobiernan la materia. Se exceptúa de lo anterior los eventos en los cuales, por expresa disposición legal, deba existir revelación de esos datos en medios masivos.
  • Seguridad: DERMA EXPRESS adoptará las medidas técnicas y/o administrativas que se consideren necesarias para garantizar la seguridad, integridad y custodia de los datos personales.
  • Confidencialidad: Los empleados de DERMA EXPRESS, tienen la obligación de guardar y mantener la reserva de tales datos, salvo las excepciones legales. Esta obligación subsiste aún finalizada la relación que dio origen a la recolección y tratamiento del dato.
  • Deber de Información: DERMA EXPRESS, informará a los titulares de los datos personales, así como a los responsables y encargados del tratamiento, del régimen de protección de datos adoptado por la organización. De igual manera, informará los derechos que tienen los titulares de la información, para que en caso de que éstos lleguen a requerirlo, puedan ejercer el habeas data o cualquier otra acción que permita la ley.
  • Datos Sensibles: DERMA EXPRESS, en el ejercicio de su profesión recolectará y tratará los datos personales relacionados con el estado de salud de sus pacientes y/o usuarios, salvaguardando en todo caso la seguridad de la información.

 

  • Derechos de los titulares de los datos

La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos. La información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso, y deberá corresponder a aquella que repose en las bases de datos de DERMA EXPRESS.

 

En concordancia con lo dispuesto en la Constitución y la Ley, los derechos de los titulares de los datos, contenidos en las bases de datos de DERMA EXPRESS, corresponderán a los siguientes:

 

  • Conocer, actualizar y rectificar los datos personales. Para ello, el titular de la información deberá presentarse personalmente e identificarse, para evitar que terceros no autorizados accedan a los datos del titular.

 

  • Solicitar la cancelación o eliminación de sus datos personales cuando sean excesivos, no pertinentes o su tratamiento sea contrario a las normas, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley.

 

  • Podrá revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio, autoridad competente en materia de protección de datos personales, haya determinado que, en el tratamiento, el responsable o encargado ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución. No procederá la revocatoria cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanencia en la base de datos.

 

  • Otorgar la autorización del tratamiento de datos a DERMA EXPRESS, o solicitar copia de esta.

 

  • Obtener información sobre el uso que DERMA EXPRESS les ha dado a sus datos personales.

 

  • Presentar ante DERMA EXPRESS, las consultas y reclamos pertinentes, siempre que sean de manera respetuosa. Asimismo, presentar las respectivas quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio o la entidad que fuera competente.

 

  • Derecho a otorgar la autorización para tratar sus datos personales, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

 

De manera excepcional, esta autorización no será requerida en casos que se relacionan a continuación, sin perjuicio de que apliquen los demás principios y disposiciones legales sobre protección de datos personales. 

 

  • Cuando la información sea requerida o deba ser entregada a una entidad pública o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales, o por orden judicial.
  • Cuando se trate de datos de naturaleza pública.
  • En casos de emergencia médica o sanitaria.
  • Cuando sea tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  • Cuando se trate de datos personales relacionados con el Registro Civil de las personas.

 

 

4.4. Obligaciones de los responsables del tratamiento de los datos personales

 

  • Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de protección de los datos personales que han sido recolectados.
  • Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular, mediante la cual autoriza la recolección, almacenamiento y conservación de los datos personales.
  • Tomar las medidas pertinentes para guardar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
  • Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
  • Informar a los Titulares de los datos personales, cuando se realicen cambios sustanciales en el tratamiento de datos personales.
  • Tramitar las solicitudes y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política.
  • Registrar en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al recibo de un reclamo y mantenerla hasta que el mismo haya sido decidido.
  • Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal recolectado.
  • Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Permitir el acceso a la información personal únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
  • Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de perdida, adulteración, uso, acceso no autorizado y/o fraudulento de la información personal recolectada y almacenada de los titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

4.5. Deberes de los responsables del tratamiento de los datos personales

  • Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos de protección de sus datos personales.
  • Conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular; mediante la cual autoriza la recolección, almacenamiento y conservación de los datos personales.
  • Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
  • Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
  • Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.
  • Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  • Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
  1. POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y FINALIDADES

Las operaciones que constituyen tratamiento de datos personales por parte de DERMA EXPRESS, en calidad de responsable o encargado de estos, se regirán por los siguientes parámetros y lineamientos así:

5.1. Tratamiento de datos personales de los pacientes y/o usuarios

 

Los datos e información personal de las personas naturales que llegaren a tener la condición de pacientes de DERMA EXPRESS, se considerará información sensible, confidencial y reservada, por encontrarse la misma en la historia clínica y por tanto tiene el carácter de reserva por disposición legal. En consecuencia, el acceso a tal información personal se realizará conforme a lo establecido en la Resolución 1995 de 1999, el Código de Ética Médica y demás normas que regulan la materia.

 

Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de los pacientes son las siguientes:

 

  1. Conocer el estado de salud del paciente previo a la consulta o previo a que le sea practicado un tratamiento y/o procedimiento.
  2. Dar seguimiento a las consultas, tratamientos y procedimientos de los pacientes.
  • Contactar e invitar por cualquier medio al paciente para que participe de eventos promocionales o para que tenga conocimiento de la evolución de los procedimientos que desarrolla el DERMA EXPRESS, brindar consulta virtual y/o agendar citas médicas o seguimiento a las condiciones que fueron objeto de consulta.

 

5.2. Datos Personales relacionados con la Gestión del Recurso Humano.

 

Existirá una base de datos para el tratamiento de los datos personales antes, durante y después de la relación laboral.

 

 

5.2.1. Tratamiento de datos antes de la relación contractual con empleados.  (Etapa precontractual)

 

DERMA EXPRESS, informará de manera anticipada, a las personas interesadas en participar en un proceso de selección, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección.

 

Una vez se agote el proceso de selección, se informará a los postulantes y se entregará a las personas no seleccionadas los datos personales suministrados, salvo que los titulares de tales datos por escrito autoricen la conservación de estos para efectos de que el postulante pueda ser invitado a futuros procesos de selección.

 

Cuando DERMA EXPRESS contrate a terceros, para que adelanten o apoyen los procesos de selección, en los respectivos contratos se establecerá que los datos personales recolectados deberán ser tratados dando cumplimiento a la presente Política de Protección de Datos.

 

La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes de DERMA EXPRESS, y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la participación en el mismo; por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido.

 

5.2.2. Tratamiento de datos durante la relación contractual con empleados. (Etapa contractual)

 

DERMA EXPRESS almacenará los datos personales obtenidos durante el proceso de selección de los empleados en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos, siendo responsable de su custodia el área de recursos humanos de la compañía.  

 

El uso de la información de los empleados para fines diferentes a la administración de la relación contractual está prohibido, salvo que exista autorización expresa por parte del titular para un uso distinto o medie una orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad. Corresponderá a DERMA EXPRESS evaluar la competencia y eficacia de la orden de la autoridad competente, con el fin de prevenir una cesión no autorizada de datos personales.

 

Para efectos del tratamiento de datos personales sensibles que se recolecten durante la relación laboral se requerirá autorización expresa del titular para lo cual se le deberá informar cuáles son los datos sensibles que serán objeto de tratamiento y la finalidad de este.

 

Por servicios externos que DERMA EXPRESS pueda requerir, en el tratamiento de datos durante la relación contractual, podrá ser necesaria la cesión o transferencia de dichos datos a un tercero, con el fin de que éste sea el encargado de la administración del tratamiento. Para este caso, en la autorización expresa del empleado autorizando el tratamiento, se incluirá la autorización para transferencia de datos.

 

 

5.2.3. Tratamiento de datos después de terminada la relación contractual con empleados.  

 

Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, DERMA EXPRESS procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral, en un archivo central, sometiendo tal información a medidas y niveles de alta seguridad, en virtud de la potencialidad que la información laboral pueda contener datos sensibles.

 

Los datos personales de los exempleados se conservan exclusivamente para el cumplimiento de las siguientes finalidades:

 

  1. Dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y las órdenes de autoridades judiciales, administrativas o entidades privadas en ejercicio de funciones públicas.

 

  1. Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la compañía DERMA EXPRESS

 

5.3. Tratamiento de datos personales de Accionistas, socios o participes.

 

Los datos e información personal de las personas naturales que llegaren a tener la condición de accionistas de las empresas, o que sean socios o asociados de DERMA EXPRESS, se considerará información reservada, pues la misma está registrada en los libros de comercio y tiene el carácter de reserva por disposición legal. En consecuencia, el acceso a tal información personal se realizará conforme a lo establecido en el Código de Comercio y demás normas que regulan la materia.

 

Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de los accionistas son las siguientes:

 

  1. Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de accionista, socio o participe.
  2. Envío de invitaciones a eventos programados por DERMA EXPRESS.
  • Emisión de certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la sociedad.

 

5.4. Tratamiento de datos personales de proveedores.

 

DERMA EXPRESS sólo recabará de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. Cuando se le exija a DERMA EXPRESS por naturaleza jurídica la divulgación de datos del proveedor persona natural consecuencia de un proceso de contratación, ésta se efectuará con las previsiones que den cumplimiento a lo dispuesto en esta norma y que prevengan a terceros sobre la finalidad de la información que se divulga.

 

Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de proveedores serán:

 

  1. Envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y pos contractual.
  2. Envío de invitaciones a eventos programados por DERMA EXPRESS.

 

DERMA EXPRESS podrá recolectar datos personales de los empleados de sus proveedores cuando por motivos de seguridad deba analizar y evaluar la idoneidad de determinadas personas, atendiendo las características de los servicios que se contraten con el proveedor.

 

La recolección de los datos personales de empleados de los proveedores por parte de DERMA EXPRESS, tendrá como finalidad verificar la idoneidad moral y competencia de los empleados; por tanto, una vez verificado este requisito, DERMA EXPRESS devolverá tal información al proveedor, salvo cuando se autorice expresamente su conservación.

 

Cuando DERMA EXPRESS entregue datos de sus empleados a sus proveedores, estos deberán proteger los datos personales suministrados. Para tal efecto se incluirá la previsión de la interventoría respectiva en el contrato o documento que legitima la entrega de los datos personales. DERMA EXPRESS verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad que fundamente la solicitud de acceso a los mismos.

 

5.5 Tratamiento de datos personales de la comunidad en general.

La recolección de datos de personas naturales que DERMA EXPRESS trate en desarrollo de acciones relacionadas con la comunidad, bien sea consecuencia de responsabilidad social empresarial o de cualquiera otra actividad, se sujetará a lo dispuesto en esta norma. Para el efecto, previamente DERMA EXPRESS informará y obtendrá la autorización de los titulares de los datos.

 

5.6. Entrega de datos personales a las autoridades

 

Cuando DERMA EXPRESS reciba solicitud por parte de una autoridad del Estado para el acceso y/o entrega de datos de carácter personal que reposen en bases de datos de LA COMPAÑIA se dejará constancia de la remisión de los datos personales suministrados y de la anotación sobre la obligación que tiene la autoridad de proteger los datos personales suministrados, así como copia del archivo de solicitud de la información en el expediente del titular.

 

  1. SOLICITUDES O RECLAMOS (PQR´S)

6.1 Persona o área responsable de las PQR´S

DERMA EXPRESS S.A.S.  ha dispuesto que la Gerencia Administrativa será la dependencia encargada de atender todas las solicitudes y reclamos que en materia de protección de datos se realicen. Las mismas deberán ser presentadas a través del correo electrónico contáctenos@drcesargonzalez.com.co, o en dirección física donde se encuentran ubicadas las instalaciones de DERMA EXPRESS; y se resolverán de conformidad con el procedimiento establecido en el Título V de la Ley 1581 de 2012. 

 

Para más información, el titular del dato personal podrá consultar en la página web https://drcesargonzalez.com.co/

 

6.2. Personas a quienes se les puede suministrar la información

De conformidad con la normatividad vigente, los legitimados y quienes podrán ejercer los derechos de los Titulares, corresponden a los siguientes:

  1. El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición DERMA EXPRESS.
  2. Los causahabientes quienes deberán acreditar tal calidad.
  3. El representante y/o apoderado del Titular.
  4. Por estipulación de otra persona.

 

Para lo cual es importante que se tenga en cuenta los siguientes lineamientos:

 

  • Si el Titular actúa por sí mismo, deberá acreditar su identidad adjuntando copia del documento de identidad, manifestando de manera clara y expresa el motivo de la solicitud y el derecho que le asiste.

 

  • Si se trata de causahabiente, deberá adjuntar copia del documento de identidad, registro civil de defunción del Titular, manifestando de manera clara y expresa, el motivo de la solicitud y el derecho que le asiste.

 

  • En caso de que el Titular actué mediante representación o apoderado deberá acreditarse tal calidad mediante poder debidamente conferido por el Titular del dato recolectado, manifestando de manera clara y expresa el motivo de la solicitud y el derecho que le asiste.

 

  • En caso de actuar por medio de otra persona, se deberá aportar poder y/o autorización debidamente conferida por el Titular, y se deberá manifestar de manera clara y expresa el motivo de la solicitud y el derecho que le asiste.

 

 

6.3. Procedimiento y trámite para resolver las solicitudes o reclamos PQR´S

 

Todas las solicitudes que realicen las personas legitimadas para ejercer cualquiera de los derechos previamente mencionados con relación a la protección de los datos personales contenidos en la Ley 1581 de 2012 y en esta política, y que reposan en las bases de datos de DERMA EXPRESS, se gestionarán a través de los canales que ha dispuesto LA COMPAÑÍA para el efecto. Para lo cual se dejará prueba de lo siguiente:

  1. Fecha de recibo de la solicitud.
  2. Identidad del solicitante
  3. Documento que respalda la acreditación del titular o la de su apoderado.
  4. Los datos de contacto como su dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto.
  5. La descripción clara de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.
  6. La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
  7. Los documentos que se quieran hacer valer.
  8. Firma y número de identificación.

Una vez recibida la solicitud por cualquiera de los canales dispuestos, por DERMA EXPRESS, contará con los siguientes términos:

6.3.1 Solicitudes o reclamos

 

Si la solicitud o reclamo del titular resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de este para que subsane las fallas. Transcurrido dos (2) mes desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la solicitud o reclamo.

 

Si la solicitud o reclamo está completo, será incluido en la base de datos o sistema de información con una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles siguientes a la recepción; dicha leyenda permanecerá hasta que la solicitud o reclamo sea decidido.

 

El término máximo para atender la solicitud o reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. No obstante, cuando no fuere posible atender la solicitud o reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

6.3.2 Supresión o eliminación de la base de datos

 

En el caso de solicitud de supresión o eliminación de la base de datos, el Titular y/o interesado deberá manifestar de forma clara y concreta el motivo por el cual realiza tal solicitud, acompañando a su solicitud, los soportes previamente mencionados, así como el teléfono y el correo electrónico actualizado.

Una vez recibida la solicitud y previo a darle trámite, DERMA EXPRESS procederá a verificar la información contenida y la intensión del Titular y/o interesado de la supresión o eliminación de la base de datos, no obstante, si la solicitud resulta incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas, para lo cual si transcurrido dos (2) mes desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la solicitud.

Verificada la información contenida en la solicitud, y si la misma esta completa DERMA EXPRESS contará con el término de quince (15) días hábiles a la verificación para proceder a la eliminación y/o supresión de los datos personales del Titular o solicitante de las bases de datos de DERMA EXPRESS, quien en todo caso proveerá a validar si es procedente o no la supresión o eliminación de los datos recaudados y almacenados por DERMA EXPRESS. No obstante, cuando no fuere posible atender la solicitud de eliminación o supresión dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Finalizada la eliminación, DERMA EXPRESS informara al Titular o solicitante por el mismo canal mediante el cual se recibió la solicitud, y enviará prueba que respalde la comunicación, para lo cual emitirá certificación de supresión o eliminación de los datos.

De igual forma informará al Titular o solicitante, cuando no fuere posible la eliminación total de los datos personales de las bases de datos de DERMA EXPRESS, por ejemplo, por temas administrativos, contables, fiscales, legales, contractuales e históricos de la información, como la obligación en temas tributarios. No obstante, inhabilitará la información solicitada por el Titular o solicitante.

Sin perjuicio de lo anterior, y en caso de que sea requerida esta información por alguna entidad pública en ejercicio de sus funciones, DERMA EXPRESS podrá disponer nuevamente de la información inhabilitada.

  1. Revocatoria de la Autorización

El Titular de los datos personales en cualquier tiempo puede revocar el consentimiento otorgado en la autorización de datos personales, previa solicitud realizada por el titular y debidamente motivada al correo electrónico de la Compañía, siempre y cuando no lo impida una disposición legal.

 

  1. Seguridad de la Información:

 

En desarrollo del principio de seguridad y como Responsables del manejo de los Datos Personales, DERMA EXPRESS ha adoptado medidas técnicas, administrativas razonables para proteger la información recolectada por los Titulares con la finalidad de impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento por parte de terceros no autorizados por parte de la compañía. Por lo anterior el acceso a los datos personales está restringido a terceros en condiciones diferentes a las anunciadas en esta política de protección de datos.

 

 

 

 

  1. Uso de Cookies:

 

Nuestro sitio Web puede utilizar «cookies[1]» para ayudarle a personalizar su experiencia online. En todo caso y como medida de protección de los Datos Personales, las cookies no pueden ser utilizadas, en ninguna circunstancia, para ejecutar programas o distribuir virus informáticos a su computadora. Las cookies son asignadas a usted y sólo pueden ser leídas por un servidor Web en el dominio que emitió la cookie. 

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  1. Modificaciones en la Política:

 

DERMA EXPRESS, podrá modificar la presente Política en cualquier momento, y siempre subirá la versión actualizada en la página Web, así como la última fecha de su publicación y actualización. No obstante, cualquier cambio sustancial en la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales será comunicado oportunamente a los Titulares de los datos personales de una manera eficiente, para lo cual podrá enviar boletines informativos.

 

  1. Obligatoriedad

 

La política de protección de datos personales es de obligatorio cumplimiento para todos los empleados y funcionarios de DERMA EXPRESS, y en especial para los responsables y/o encargados del tratamiento de estos.

 

DERMA EXPRESS prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales sin autorización del titular de este.

[1] Cookie: es un archivo de texto que es grabado en un disco duro de un servidor de páginas Web